Реклама на портале

Какие документы главбуху лучше не подписывать — опасно для компании и для него самого. Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг? Что подписывает главный бухгалтер

Какие документы главбуху лучше не подписывать - опасно для компании и для него самого 1Старая первичкаПочему новая подпись на старых документах не поможет компании2Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничномПодписать можно - такие документы действительны. Но возникают другие опасности3Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтерыПодпись главбуха не заменит визу подчиненного. Пять документов, которые решают эту проблему Старая первичка Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника На документах, которые забыл подписать ваш предшественник, бесполезно ставить свою подпись. Если подпись главбуха - обязательный реквизит документа, то без нее он будет недействительным. И от того, распишетесь вы в нем или нет, ничего не изменится. В тот день, когда документ составляли, вы не были главбухом компании. А значит, не имели права его подписывать. Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Например, если вы сами подпишете за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). Конечно, для этого специалисты фонда должны заметить, что в тот период был другой главбух. Из-за вашей подписи на старой первичке проблемы возможны не только у компании, но и у контрагентов. Случается, что налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Но передавать документы без подписи тоже нельзя. Решение. Вот три варианта подписать старую первичку: 1) пригласите бывшего главбуха, пусть он подпишет все документы, на которых забыл поставить визу; 2) оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»; 3) обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных вам документов. Попросите его расписаться. Этот вариант подойдет в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Важные цифры 50000 рублей - такой штраф может выписать компании трудовая инспекция, если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время. Документы за дни, когда главбух был в отпуске или на больничном Важная деталь Право подписи счетов-фактур от имени руководителя и главбуха можно передать и приказом, и доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ). Документы, которые бухгалтер подписывает в отпуске или на больничном, можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Во время отдыха или болезни главбух не обязан трудиться. Но от работы его никто не отстранял. Поэтому полномочия главбуха сохранятся, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014). Но для компании возникают другие опасности. Привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска запрещает трудовое законодательство. За нарушения могут оштрафовать до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). А в случае с больничным еще и снизят главбуху пособие по нетрудоспособности. Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима. В специальной строке поставит дату и код 25 - «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ (ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ). Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2). Решение. Есть два способа подписать документы, когда главбух в отпуске или на больничном: 1) оформить отзыв главбуха из отпуска; 2) попросить расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха. На заметку За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично 1. Первичка к договорам с однодневками.Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов - это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался.2. Документы на получение материальных ценностей. Даже если у вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Вначале убедитесь, что все ценности, которые перечислены в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них бракованных. И только после этого подписывайте документы. Иначе вы рискуете: недостачу по этой накладной повесят на вас. Ведь вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство. Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры Осторожно Чтобы главбух мог получать материальные ценности у поставщика и подписать накладную, нужна доверенность от компании. Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Пять документов, которые дают бухгалтерам вашей компании право подписывать первичку, - в таблице. Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Аналогичная ситуация с подписью кассира. Хотя главбух и расписывается в кассовых ордерах, но второй раз поставить подпись за кассира он не вправе. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). В некоторых компаниях главбухи время от времени принимают и различные материальные ценности, и работы. Например, канцелярку, небольшие ремонтные работы в офисе или услуги по обновлению программ. Как правило, такие функции не входят в обязанности бухгалтера. Поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено. Налоговики посчитают, что компания грубо нарушила правила учета доходов и расходов, и оштрафуют ее на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше - 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Решение. Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если: 1) получил доверенность от компании на право подписи; 2) упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку.

Вопреки сложившемуся мнению и практике главный бухгалтер вовсе не должен подписывать практически каждый документ, имеющий отношение к бухгалтерии и финансам предприятия. Разберемся, когда ставить свой автограф обязательно, а когда можно обойтись и без этого.

Подпись на отчетах

Прежде чем говорить о правах, вспомним про обязанности. Случаи, когда подпись бухгалтера обязательна, строго оговорены нормативными актами. Во-первых, по закону "О бухгалтерском учете" (от 21.11.96 № 129-ФЗ) без подписи бухгалтера или уполномоченного им на то лица считаются недействительными денежные расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (ст. 7). При этом финансовыми и кредитными считаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа или кредита. Иными словами, в банке не примут чек или платежку, не выдадут кредит, если на документах отсутствует подпись главбуха.

Кроме того, подпись бухгалтера обязательна на бухгалтерской отчетности организации. Кстати, к такой отчетности, согласно ПБУ 4/99, относится только бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приложения и пояснительная записка к балансу и отчету. В случаях, когда деятельность организации подлежит обязательному аудиту (например, акционерные общества), в бухгалтерскую отчетность входит и заключение аудиторов. И на этом случаи обязательных автографов заканчиваются! Все остальные отчеты и декларации являются налоговой, а не бухгалтерской отчетностью, и подпись бухгалтера на них в принципе необязательна.

Альбина Семенова, главбух фирмы по оптовым поставкам продовольствия, г. Новосибирск:

Заполучить мою подпись под официальным документом непросто! Видите ли, у меня стаж бухгалтерский уже 16 лет, так что я очень хорошо знаю свои права и понимаю: не подписывая тот или иной документ, бухгалтер может себя обезопасить. Только в первые месяцы своей карьеры я по неопытности подписывалась чуть ли не под каждой бумажкой, которую мне генеральный директор подсовывал. А теперь - дудки! Но, конечно, я визирую бухгалтерскую отчетность и те документы, которые оговорены в законе о бухучете.

Однако вернемся к налоговой отчетности. Тут начинаются парадоксы. Все инструкции МНС России устанавливают, что каждая декларация должна быть заверена подписью руководителя и главного бухгалтера. Но дело в том, что инструкции главного налогового ведомства обязательны только для налоговых органов, а для налогоплательщиков они носят всего лишь рекомендательный характер. И поэтому главный бухгалтер не обязан подписывать налоговые декларации. Но в этом случае могут возникнуть разногласия с работниками налоговых органов. Ведь для налоговиков правила, установленные инструкцией, являются обязательными, и отсутствие подписи бухгалтера они будут считать нарушением. Поэтому многие бухгалтеры, чтобы не давать повода для конфликта с инспектором, ставят свою подпись абсолютно на всех формах, представляемых в налоговые органы. Но НК РФ четко устанавливает, что декларация должна быть заверена налогоплательщиком, а представителем налогоплательщика является руководитель организации (директор). Поэтому бухгалтер не обязан ставить свой автограф на декларациях. К сожалению, невозможно дать общий совет - подписывать декларацию или нет. В каждом конкретном случае только сам бухгалтер может определить цену вопроса и решить, что ему выгоднее: спорить с налоговым инспектором или укреплять "мир и дружбу" с налоговиками. Однако надо учесть, что для главбуха подпись под декларацией не влечет за собой никаких правовых последствий.

Виктория Онищенко, главный бухгалтер строительной компании, г. Томск:

Я в работе придерживаюсь принципа "худой мир лучше доброй ссоры". Так что лишний раз не буду вставать в позу и наживать конфликты с налоговиками. Ну надо поставить на декларации закорючку - так получите.

Подпись на "первичке"

В таком щепетильном деле, как раздача автографов, бухгалтеру приходится быть искусным дипломатом не только в отношениях с налоговиками. Проблемы часто подкидывает бухгалтеру... руководитель его же родной организации. Нередко требование руководителя расходится с желанием главбуха подписывать тот или иной документ. Обычно это происходит, если начальник толкает бухгалтера на явное или не очень явное нарушение закона. А как известно, бухгалтер лицо подневольное - пойдя на явный конфликт с руководством, он рискует быть уволенным. Как быть в такой ситуации?

Вариант первый: согласиться с директором и заверить "спорный" документ.

Елена Кривцова, главбух салона красоты, г. Красноярск:

Понимаете, руководитель нашего салона - моя ближайшая подруга. Мы и основывали фирму вместе, и сразу решили для себя, что все беды и радости этого проекта делить будем честно - поровну. Поэтому я документы от своего генерального директора всегда подписываю. Конечно, предварительно стараемся все проверять по нескольку раз.

В таком случае, ставя подпись, бухгалтер берет на себя ровно половину ответственности, которая может последовать за обнаружением допущенных нарушений. Ведь по закону руководитель и бухгалтер несут солидарную ответственность за нарушение налогового и бухгалтерского законодательства. Причем ответственность вплоть до уголовной. А как показывает сложившаяся судебная практика, бремя ответственности в равной пропорции ложится на бухгалтера и руководителя.

Вариант второй: не подписывать документ вообще, так как у руководителя есть право издать приказ, на основании которого он заверяет "спорный" документ только своей подписью и печатью организации. Но в этом случае можно ожидать, что директор не замедлит и с другим приказом - об увольнении главного бухгалтера.

Сергей Смирнов, главбух мебельного магазина, г. Омск:

Проблему - подписывать или не подписывать сомнительные документы от гендиректора - я на себе испытал. Была у меня такая ситуация... В результате я документ не завизировал, потому что счел его провокацией. И хотя до увольнения не дошло, но отношения с генеральным испортились надолго.

Вариант третий. На наш взгляд, самый выигрышный из трех. Дело в том, что руководитель может издать приказ специально для главного бухгалтера, чтобы обязать его завизировать тот или иной документ. В интересах главбуха даже напомнить руководителю об этом, если он вдруг запамятовал. Что же хорошего в этом приказе, спросите вы? А вот что: когда у бухгалтера на руках будет письменное распоряжение руководителя организации, он смело может подписывать сомнительный документ. И если возникнет ситуация, при которой будут выявлять виновных в нарушении лиц, то бухгалтер предъявит приказ руководителя. И тем самым избежит возможного наказания. Приказ может быть принят судом в качестве доказательства отсутствия вины главного бухгалтера, действовавшего по принуждению вышестоящего начальства (подп. 2 п. 1 ст. 112 НК РФ). А коварный босс в таком случае будет нести всю полноту ответственности за последствия неправедных операций (ст. 7 закона "О бухгалтерском учете").

Мало кто задумывается, что – это не миф, а реальность сегодняшних дней. Расскажем, чем грозит закон и как избежать бухгалтерских преступлений.

Главные составы

По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера может наступать по статьям 199 и 199.1 УК РФ. В первой речь идет об уклонении компании от уплаты налогов. Вот ее полное содержание:

Официальный комментарий Пленума Верховного Суда РФ к данной норме говорит о том, что отвечать по ней может не только генеральный директор компании, но и:

  • главный бухгалтер;
  • просто бухгалтер (при отсутствии в штате места главбуха);
  • иные лица, если правление компании обязало их подписывать налоговую отчетность и обеспечивать полную и оперативную уплату налогов, сборов;
  • лица, фактически исполнявшие обязанности руководителя или главбуха, бухгалтера.

Если будет доказано участие главбуха в сговоре на уклонение от налогов, то он в полной мере будет отвечать перед законом.

Наказание по ст. 199 УК РФ может грозить и тем работникам фирмы, которые отвечают, к примеру, за оформление бухгалтерской «первички». Но, скорее всего, по делу они будут идти как пособники.

Основная задача главбуха – чтобы на него не повесили организацию уклонения от налогов!

В российском Уголовном кодексе также есть статья 199.1. Она предусматривает наказание за неисполнение обязанностей налогового агента. Вот ее полное содержание:

По сути, уголовная ответственность главного бухгалтера в 2016 году и далее за налоги может наступить только по этим двум составам.

Условия для наказания

Сразу уточним, что главный бухгалтер несет уголовную ответственность по статье 199.1, когда одновременно в наличии такие условия:

  1. компания не платит налоги в крупном или особо крупном размере;
  2. фирма в лице главбуха поступает так намеренно;
  3. происходит это минимум три года подряд;
  4. у главбуха есть личный интерес.

На чьей стороне практика

Спешим успокоить всех бухгалтеров: практикующие юристы и адвокаты в один голос твердят, что уголовная ответственность главного бухгалтера наступает не всегда, иногда – в исключительных случаях. Например, такого специалиста крайне затруднительно привлечь по ст. 199.1 УК РФ.

Основная загвоздка – в доказывании умысла и личных мотивов. Ведь главбух всегда может в оправдание сослаться на свой недостаточный опыт, профессиональные ошибки и т. п. А в мозг к нему, как говорится, не залезешь.

Главбуха не могут наказать за ошибки его предшественников на этой должности!

Как оформить подпись главбуха, если бухучет отдан сторонней организации на аутсорсинг? Аутсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. Но как тогда оформлять подпись главбуха на отчетных и первичных учетных документах, если он не входит в штат вашей компании, что дополнительно туда вписывать? Как это сделать, вам объясняют ведущие эксперты отрасли. Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации – довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо – представитель аутсорсинговой компании. Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (из-за подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам налоговыми органами). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечено по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет). Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым). Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным, для большинства случаев необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать: чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае – главного бухгалтера); какое физическое лицо – представитель сторонней организации – вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации); право на подписание каких конкретно документов передано по договору к уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы). Четко прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи должность нужно указать так: «Главный бухгалтер (согласно договору от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету. Вместе с тем, существуют исключения, распространяющиеся на сферу налоговых отношений, а также отношений, связанных с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ1. В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от________№ __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации – заказчика услуг доверенности. Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.). Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету ; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.) Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса Контур.Бухгалтерия компании СКБ Контур В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности. Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете). Возложить обязанности по исполнению должности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и бухгалтерской фирмой. Причем последняя может предоставлять услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату. Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ). Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговому отчету обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающей полномочия представителя на подпись этого отчетного документа. С бухгалтерской отчетностью поступают аналогично2. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: номера и даты доверенности. И доверенность нужно будет приложить к отчету (как было сказано выше). В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи скан доверенности также вкладывается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов. Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании – руководителя. Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией. Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей. Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней?3 Итак, чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписать уполномоченным лицом. Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители. Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора. По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг по договору. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами. Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации – экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей. Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет «вами заниматься» (а в случае его временного отсутствия – замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.

"Главбух", 2006, N 21
АДВОКАТ ПОМОГАЕТ РАЗОБРАТЬСЯ С ПРОБЛЕМАМИ БУХГАЛТЕРА
Конечно, каждый бухгалтер хочет обезопасить себя от участия в налоговых махинациях фирмы. Но часто директор не советуется с главбухом, а втягивает его в сомнительные схемы. В этом материале - три реальные истории, в которых бухгалтеру грозит уголовная ответственность. По просьбе журнала "Главбух" практикующий адвокат Алексей Александрович Доронин, налоговый консультант коллегии адвокатов "Николаев и партнеры", дает советы, как действовать в каждом случае.
Директор, на которого заведено уголовное дело, сбежал
"Трудовая книжка у меня находится на основном месте работы. Но я работала главным бухгалтером еще в одной организации - без трудового договора.
Каждую субботу я забирала "первичку", обрабатывала ее дома, потом сдавала директору без описей и расписок. На основании журналов-ордеров я формировала бухгалтерскую и налоговую отчетность. Кроме того, я ежедневно составляла кассовые отчеты (прикладывая Z-отчеты и расходные ордера). Права подписи на документах у меня не было.
В начале августа я подготовила по просьбе директора документы для получения кредита в банке. Директор получил кредит, обналичил деньги и... сбежал, уничтожив весь архив документов за предыдущие годы и часть документов за I квартал этого года. На него заведено уголовное дело. У меня остались неподписанные кассовые документы за 9 месяцев, которые я и предоставила следствию. Пока меня вызывают на допросы как свидетеля, но я боюсь, что меня обвинят в том, что я была соучастницей..."
В данном случае нужно отталкиваться от того, что между вами и организацией не оформлены трудовые отношения. Ведь с вами не заключался трудовой договор, не вносили записи в трудовую книжку. А раз нет трудовых отношений, то вы не можете нести ответственность как главный бухгалтер.
Даже если найдутся свидетели, которые будут утверждать, что именно вы занимали должность главбуха, в суде это доказать будет практически невозможно. Если судьи решат, что необходимо идентифицировать почерк, то и здесь вам не за что беспокоиться. Ведь для следствия единственное, чем вы занимались, - это сдавали Z-отчеты, которые распечатывал кассовый аппарат, и заполняли от руки расходные ордера. Но ведь этим может заниматься не только главный бухгалтер. Законодательство не запрещает вписывать данные другому человеку. К тому же вы не имели права подписи и, следовательно, нигде не расписывались.
На допросах, конечно же, отрицайте то, что вы исполняли обязанности главбуха. По поводу кассовых документов можно сказать, что вы просто заполняли бумаги по просьбе генерального директора.
Правда, есть вероятность, что сотрудники МВД обнаружат на вашем домашнем компьютере документы, свидетельствующие о том, что вы вели бухгалтерию и помогали директору. Спешу вас успокоить - вероятность эта крайне невелика. Обыск у неофициального бухгалтера проводится крайне редко. В основном это происходит только тогда, если сам генеральный директор свидетельствует против вас.
Тем не менее у следователей есть возможность провести обыск квартиры после того, как возбуждено уголовное дело и генеральному директору предъявлено обвинение. Это следственное мероприятие, которое может применяться ко всем лицам, которые напрямую или косвенно относятся к обвиняемому. Естественно, на обыск у следователей должно быть разрешение.
В ходе обыска сотрудники МВД могут изъять системный блок и проверить файлы, содержащиеся на компьютере. Специалисты смогут восстановить даже удаленные файлы. Если при проверке будут обнаружены какие-либо документы, которые подтвердят, что вы вели бухгалтерию и помогали директору, то к ответственности могут привлечь и вас.
Повторю, вероятность такого развития событий невелика. Но если вы беспокоитесь об этом, а на личном компьютере остались какие-то компрометирующие документы, то лучше уничтожить жесткий диск. С механически поврежденного винчестера специалисты восстановить данные не смогут.
Я хочу посоветовать тем бухгалтерам, которые работают неофициально, ни в коем случае не подписывать никаких документов! В подобной ситуации это позволит вам избежать каких бы то ни было претензий. Также рекомендую хранить бухгалтерскую программу на flash-диске или другом съемном носителе. В случае проведения обыска вы сможете его спрятать и тем самым избежать претензий.
Директор сваливает всю ответственность на бухгалтера
"Я работаю главным бухгалтером. Не так давно генеральный и исполнительный директор (родственники) стали выяснять отношения и делить бизнес. Выяснения затянулись на четыре месяца. Все это время зарплату мне не платили. Я решил уволиться, однако заявление на увольнение от меня не приняли. Генеральный директор, который, по сути, только подписывал документы и сам в деятельности предприятия не участвовал, посчитал, что я хочу уйти, так как что-то скрываю. И так как он думал, что я вместе с исполнительным директором провожу какие-то махинации, начал угрожать мне милицией.
Я же решил остаться в стороне и ничего рассказывать не стал. Генеральный директор инициировал аудиторскую проверку, которая выявила крупные налоговые нарушения. Тогда директор обратился в правоохранительные органы, на исполнительного директора заведено уголовное дело по ст. 199 Уголовного кодекса РФ - за уклонение от уплаты налогов.
Теперь не знаю, как мне поступить: заявление не принимают, зарплату за последние четыре месяца не отдают, не вернули мне и трудовую книжку. К тому же меня постоянно вызывают на допросы в ОБЭП..."
На мой взгляд, в этой истории сразу несколько проблемных вопросов.
Начнем с заявления на увольнение. Если вы понимаете, что в секретариате, может, и примут ваше заявление, но потом отправят его в мусор, то потребуйте, чтобы кадровик поставил на документе подпись о его приеме и занес его в журнал входящих документов. Если кадровый работник отказывается делать пометку, то лучше отправить заявление на увольнение по почте заказным письмом с уведомлением.
Чтобы не было неприятностей, вам лучше ходить на работу как обычно в течение 20 дней с даты подачи заявления. Четырнадцать дней - в соответствии со ст. 80 Трудового кодекса РФ и еще пять дается почте на доставку вашего заявления. Если через 20 дней вас так и не уволили, то обращайтесь в суд или в трудовую инспекцию города.
Отмечу, что правила Трудового кодекса РФ действуют и в случае, если на исполнительного директора возбуждено уголовное дело. То есть бухгалтер имеет полное право уволиться.
И даже если бы обвиняли главбуха, все равно он вправе уволиться по собственному желанию. Фирма обязана принять его заявление, рассчитать и выдать трудовую книжку. Ведь в случае совершения уголовного нарушения бухгалтер ответственен перед государством. Держать вас на месте работы, пока идет следствие, у генерального директора нет никакого права.
Что касается трудовой книжки, то работодатель обязан выдать вам ее лично в руки. Правда, он тоже может воспользоваться почтой, но только в том случае, если он направлял вам трижды уведомление, но вы так и не явились ее забрать. Но это, судя по всему, не ваш случай. Если трудовую вам так и не отдают и вас не рассчитывают, то опять же обращайтесь в трудовую инспекцию или в суд. Больше никто вам помочь не сможет.
Теперь самое неприятное - это допросы в ОБЭП. Сейчас вы проходите по делу, в котором обвиняют исполнительного директора, как свидетель. Вам нужно как можно осторожнее отвечать на вопросы следователя. Ни в коем случае не признавайтесь, что каким-то образом участвовали в махинациях директора или вели двойную бухгалтерию! Если не знаете, как правильно ответить, лучше промолчать.
Ведь сейчас вас расспрашивают как свидетеля, но потом ситуация может поменяться, и вашими же показаниями воспользуются, когда начнут обвинять вас. Как только вы согласитесь со следователем, что участвовали в махинациях исполнительного директора, вы тут же перейдете в разряд обвиняемых. Кроме того, вас все же могут сделать соучастником этого дела, например если докажут, что вы знали о том, что совершались нарушения, но в налоговую об этом не сообщили.
Еще советую приходить на допросы с адвокатом и отвечать на все вопросы сотрудников правоохранительных органов только в его присутствии. Адвокат вам подскажет, на какие вопросы лучше промолчать, на какие - ответить. Адвоката вы можете нанять сами, а если нет, то вам его должны назначить сами органы дознания.
Милиция обвиняет и директора, и бухгалтера
"В нашу организацию пришла налоговая проверка, мы предоставили все запрошенные документы. В ходе ревизии инспекторы обнаружили у нас нарушение, которое привело к недоплате налога в сумме 600 000 руб. Мы с нарушением не согласны. Налоговики передали акт по результатам проверки в органы внутренних дел. Теперь сотрудники МВД проводят оперативно-розыскные мероприятия и хотят завести на нас с руководителем уголовное дело по ст. 199 Уголовного кодекса РФ. Что нам предпринять, ведь сами мы считаем, что найденная налоговиками ошибка неправомерна..."
Примечание. При проведении совместной проверки налоговики и сотрудники милиции руководствуются совместным Приказом МВД России и МНС России от 22 января 2004 г. N 76, N АС-3-06/37.
Чтобы обвинить вас, следователям нужно доказать, что нарушение было совершено вами умышленно. Сделать это им будет трудно, раз изначально ваша организация не уклонялась от уплаты налогов. Ведь вы не скрывали документацию, а, наоборот, представили все необходимые бумаги при проверке.
Я советую занять более осторожную позицию. Лучше сказать, что фирма не заплатила налог из-за того, что вы так трактовали законодательство. Но вы ведь могли и ошибаться... Нужно показать свою готовность заплатить недоимку, штраф и пени, если арбитражный суд признает, что фирма действительно совершила правонарушение. Если вы будете себя вести именно так, то до возбуждения уголовного дела, скорее всего, не дойдет.
Также уголовной ответственности не будет, если бухгалтер признается, что действительно совершил ошибку, например по незнанию.
Отдельно хотел остановиться, если на должностных лиц все же заводится уголовное дело. Тогда спасение - это арбитражный суд. После совместной проверки налоговики и оперативники расходятся в работе. Арбитражный и уголовный процессы друг друга не касаются, они идут параллельно. И вам нужно бросить все силы на то, чтобы выиграть арбитраж. Ведь если арбитражное разбирательство закончится в вашу пользу и до вынесения судом решения по уголовному делу, то это будет решающим аргументом для того, чтобы снять с вас обвинение.
Предупрежу, что бывают случаи, когда арбитражный суд приостанавливает дело, так как все оригиналы документов организации находятся на уголовном процессе. Таким образом, арбитры выжидают приговора подсудимому по уголовному делу и только потом берутся за рассмотрение налогового спора. Но если в этом случае суд признает подсудимого виновным и осудит его, а арбитраж докажет правильность действий организации, то нужно взять постановление арбитражного суда и обратиться с обжалованием судебного решения. Обвинение в уголовном деле будет снято.
А.А.Доронин
Налоговый консультант
Коллегии адвокатов "Николаев и партнеры"
Подписано в печать
25.10.2006